Operationen brauchen Organisation
Ein Blick hinter die Kulissen in das Management unserer Operationssäle
Bereits seit 17 Jahren ist Dr. Matthias Probst als leitender Oberarzt der Anästhesie und Intensivmedizin im Vinzenz. Seit Mai 2019 leistet er mit einer halben Stelle unser OP-Management.
Der gute Geist
Seine Aufgaben als OP-Manager beschreibt Dr. Probst mit einer Anekdote: „Einer meiner Onkel war in der DDR als Dispatcher tätig. Ich habe in meiner Jugend nie verstanden, was das eigentlich ist. Vor Kurzem habe ich im Internet eine Beschreibung gefunden, die mich frappierend an meine Tätigkeit erinnert. Dispatcher waren leitende Mitarbeitende zur operativen Lenkung und Kontrolle von Produktions- und Verkehrsprozessen. Sie sicherten den planmäßigen Betriebsablauf. Die Berufswahl in einer Familie scheint doch nicht völlig frei zu erfolgen.“ Im engeren Sinne gehören zum OP-Management die vorausschauende Planung rund um den OP-Betrieb, Kapazitätsplanungen, Ausfallplanungen, die Weiterentwicklung des OP-Betriebes, die Prüfung und Verbesserung der Schnittstellenprozesse, OP-Dokumentationen und besonders wichtig: die Strukturierung der Kommunikation im Zentral-OP. Im weiteren Sinne ist das OP-Management gleichzusetzen mit der OP-Koordination, welche sich um tagesaktuelle Belange des OP-Betriebs kümmert. „Das OP-Management hält den Laden am Laufen und ist der gute Geist des Hauses“, sagt unser Geschäftsführer Karsten Bepler.
Vorteile durch OP-Management
Die OP-Koordination bringt Vorteile für Mitarbeitende und damit auch für Patienten und Patientinnen. Bei Fragen zum laufenden OP-Betrieb sind jederzeit Ansprechpartnerinnen oder -partner erreichbar, Notfälle werden durch das Team organisiert und integriert; bei Entscheidungen über Verschiebungen von Operationen wird immer der Ausgleich zwischen dem Anspruch, eine geplante OP auch durchzuführen, und der aktuellen Machbarkeit gesucht: Das führt auch für die Mitarbeitenden zu einem positiven Aspekt: Operationen führen nur noch selten zu Überstunden. Nur unter den Bedingungen der aktuellen Pandemie sieht das an einigen Tagen anders aus. Das OP-Management versucht immer, die geplanten OPs einzuhalten. Trotzdem kann es passieren, dass sich die Dringlichkeit einer OP durch kurzfristige Notfälle verändert und terminierte OPs verschoben werden müssen.
Ein durchgeplanter Tag
Der Tag des OP-Managers beginnt mit einer kurzen Absprache mit dem tagesaktuellen OP-Koordinator. Dabei werden vornehmlich krankheitsbedingte Ausfälle, OP-Umstellungen wegen Notfällen, Mangel an Intensivbetten und in Pandemiezeiten auch fehlende Ergebnisse von Covid-19-Abstrichen geklärt. Falls notwendig, gibt es Änderungen im Personaleinsatz oder am OP-Plan. Anschließend bringt der Transportdienst die ersten Patienten und Patientinnen. Während des Tages ist das Telefon nie weit weg, es ist immer jemand erreichbar. Falls nichts dazwischenkommt, trifft sich der OP-Manager mittags mit der OP-Pflegeleitung und der Anästhesiepflegeleitung. Dabei stehen grundsätzlich Themen wie der bisherige Verlauf des OP-Tages, der weitere Tagesverlauf und die Planung der nächsten Tage an. Das Team ist dabei immer bemüht, realistisch zu planen und Pläne nur im Notfall und nach telefonischer Absprache zu ändern. Die Pandemie erfordert häufiger solche Änderungen. Ob aus akutem Bettenmangel oder wegen positiver Covid-19-Testergebnisse: „Derzeit ist der Änderungsbedarf derart groß, dass es eine tägliche OP-Konferenz mit einem Profi aus jedem Fach, dem ärztlichen Direktor und der Bettenmanagerin gibt“, so Dr. Probst. Solche Treffen während der Pandemie vermittelten ein Verständnis auch für schwierige Entscheidungen. Nach der Pandemie sind diese Treffen nicht mehr täglich notwendig.